Votre carrière chez Clauger, entreprise familiale depuis 50 ans

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Mission principale

Sous la direction du Responsable d'Agence, vous assurez la coordination administrative et financière de l’agence. Vous assistez le Responsable d’Agence et les pilotes d’études et réalisation, dans l’exploitation de l’agence. Enfin vous vous assurez de la bonne remontée des informations demandées par la direction de la Filière et du siège, et du respect des échéances et des procédures établies.

Basé.e en Martinique, vous avez la responsabilité des activités de la Martinique, de la Guadeloupe et de la Guyane.

 

Missions

Vous prenez en charge la Gestion administrative de l’agence

  • Vous êtes force de proposition sur l’organisation et proposez des outils permettant d’optimiser et d’automatiser le système administratif

  • Vous prenez en charge l’accueil téléphonique, physique et vous assurez de la bonne orientation de vos interlocuteurs

  • Vous rédigez des courriers, compte rendus, supports…

  • Vous gérez l’envoi et la réception des courriers ; vous assurez le suivi des recommandés, litiges et les remontées d’informations auprès de la direction

  • Vous tenez à jour les documents liés au bon fonctionnement de l'agence

  • Vous participez à la communication interne (Mettre à jour les tableaux d'affichage….)

  • Vous suivez l’entretien des locaux et la sécurité (Extincteurs, pharmacie, électricité..)

  • Vous gérez les commandes de fournitures et le stock après validation du chef d’Agence

  • Vous êtes le relais entre le siège et l’agence pour le C.S.E, avec le responsable d’agence

 

Vous prenez en charge le suivi administratif du personnel

  • Vous vérifiez et saisissez les feuilles de semaine de l’agence (en relation avec le chef d’agence)

  • Vous enregistrez les heures supplémentaires et transmettez une extraction mensuelle au service du personnel

  • Vous gérez la comptabilisation de la récupération depuis IFS (notre ERP)

  • Vous vérifiez les notes de frais et les affectations (en relation avec le chef d’agence)

  • Vous gérez les visites médicales de l'ensemble du personnel d'agence

  • Vous déclarez les accidents de travail auprès de la sécurité sociale, d'Aquair notre holding et de la Direction Réseau

  • Vous accueillez le personnel entrant et communiquez sur le fonctionnement administratif de l'agence (MHR, CP, BT…)

  • Vous transmettez au siège, les demandes de vêtements de travail

 

Vous suivez et gérez les plannings

  • Vous gérez les demandes de congés, récupérations et transmettez les informations au siège

  • Vous réalisez un planning de congés estivaux et hivernaux

 

Vous assistez l’activité service

  • Vous créez les BT et réceptionnez les Bons de livraison

  • Vous passez des commandes d'achats sous IFS

  • Vous facturez les missions

  • Vous faites l’extraction des informations financières de IFS (Sous garantie, coûts…)

  • Vous veillez à la mise à jour des informations (Statut des missions…)

 

Vous assistez le responsable d’agence dans la gestion financière du centre de profit

  • Vous suivez les frais de structure liés à l’administratif

  • Vous gérez les impayés : recenser les infos auprès des responsables, relancer les clients, effectuer le suivi et faire remonter les informations à la direction du réseau

  • Vous veillez au suivi de la facturation

  • Vous vérifiez certaines factures fournisseurs liées au fonctionnement de l’agence

  • Vous vérifiez les réceptions sous IFS et relancez les personnels concernés

 

Responsabilités SSE

  • Participe à la gestion administrative du système SSE et du suivi médical du personnel.

  • Vous gérez les habilitations du personnel

Profil

  • Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et en orthographe

  • Vous maitrisez des techniques liées à l’accueil physique et téléphonique

  • Vous apportez des solutions d’amélioration de la gestion administrative

  • Vous avez une bonne maitrise informatique : logiciels pack office, IFS

 

 

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    Quel est le diplôme le plus haut que vous ayez obtenu ?*


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