Votre carrière chez Clauger, entreprise familiale depuis 50 ans

Vous avez envie de faire partie d’un groupe familial en forte croissance et présent à travers le monde ? Regardez nos offres régulièrement et rejoignez-nous ! Travailler chez Clauger c’est l’assurance de rejoindre un groupe avec des valeurs fortes, pouvoir construire une aventure professionnelle riche, variée et évolutive en France et même à l’international. Postulez!

Dans le cadre d'un remplacement d'une collaboratrice absente, nous sommes à la recherche d'un.e Assistant.e d'Agence.

Missions

Vous prenez en charge la Gestion administrative de l’agence

  • Vous êtes force de proposition sur l’organisation et proposez des outils permettant d’optimiser et d’automatiser le système administratif

  • Vous prenez en charge l’accueil téléphonique, physique et vous assurez de la bonne orientation de vos interlocuteurs

  • Vous rédigez des courriers, compte rendus, supports…

  • Vous gérez l’envoi et la réception des courriers ; vous assurez le suivi des recommandés, litiges et les remontées d’informations auprès de la direction

  • Vous tenez à jour les documents liés au bon fonctionnement de l'agence

  • Vous participez à la communication interne (Mettre à jour les tableaux d'affichage….)

  • Vous suivez l’entretien des locaux et la sécurité (Extincteurs, pharmacie, électricité..)

  • Vous gérez les commandes de fournitures et le stock après validation du chef d’Agence

  • Vous êtes le relais entre le siège et l’agence pour le C.S.E, avec le responsable d’agence

 

Vous prenez en charge le suivi administratif du personnel

  • Vous vérifiez et saisissez les feuilles de semaine de l’agence (en relation avec le chef d’agence)

  • Vous enregistrez les heures supplémentaires et transmettez une extraction mensuelle au service du personnel

  • Vous gérez la comptabilisation de la récupération depuis IFS (notre ERP)

  • Vous vérifiez les notes de frais et les affectations (en relation avec le chef d’agence)

  • Vous gérez les visites médicales de l'ensemble du personnel d'agence

  • Vous déclarez les accidents de travail auprès de la sécurité sociale, d'Aquair notre holding et de la Direction Réseau

  • Vous accueillez le personnel entrant et communiquez sur le fonctionnement administratif de l'agence (MHR, CP, BT…)

  • Vous transmettez au siège, les demandes de vêtements de travail

 

Vous suivez et gérez les plannings

  • Vous gérez les demandes de congés, récupérations et transmettez les informations au siège

  • Vous réalisez un planning de congés estivaux et hivernaux

 

Vous assistez l’activité service

  • Vous créez les BT et réceptionnez les Bons de livraison

  • Vous passez des commandes d'achats sous IFS

  • Vous facturez les missions

  • Vous faites l’extraction des informations financières de IFS (Sous garantie, coûts…)

  • Vous veillez à la mise à jour des informations (Statut des missions…)

 

Vous assistez le responsable d’agence dans la gestion financière du centre de profit

  • Vous suivez les frais de structure liés à l’administratif

  • Vous gérez les impayés : recenser les infos auprès des responsables, relancer les clients, effectuer le suivi et faire remonter les informations à la direction du réseau

  • Vous veillez au suivi de la facturation

  • Vous vérifiez certaines factures fournisseurs liées au fonctionnement de l’agence

  • Vous vérifiez les réceptions sous IFS et relancez les personnels concernés

 

Responsabilités SSE

  • Participe à la gestion administrative du système SSE et du suivi médical du personnel.

  • Vous gérez les habilitations du personnel

Profil

  • Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et en orthographe

  • Vous maitrisez des techniques liées à l’accueil physique et téléphonique

  • Vous apportez des solutions d’amélioration de la gestion administrative

  • Vous avez une bonne maitrise informatique : logiciels pack office, IFS